概要
勤怠・交通費の申請機能の利用設定や、申請方法等についてご説明いたします。
勤怠・交通費の場合は、申請機能の利用は任意です。
申請機能を利用する場合は、通常申請・ワークフロー機能のいずれかが選択出来ます。
※ 通常申請・ワークフローの違いはこちらをご覧ください。
| 機能 | 利用方法 | 備考 |
| 申請機能を利用しない場合 | 1.会社情報での利用設定で「申請機能」を OFF に設定します。 | 申請機能をOFFに設定している場合は、管理者権限が勤怠・交通費のデータをいつでも一括ダウンロード可能です。 |
| 通常申請機能を利用する場合 | 1. の設定を行います。 | 申請機能をONに設定している場合は、ユーザーが勤怠・交通費を申請後に管理者権限が勤怠・交通費のデータを一括ダウンロード可能です。 |
| ワークフロー機能を利用する場合 | 1~2. の設定を行います。 |
コンテンツ
1. 会社情報での利用設定
2.ワークフロー設定
2-1. 申請経路の作成
2-2. 就業形態管理での利用設定
2-3. デフォルトのワークフロー設定
3. 申請者が行う操作
4. 承認者が行う操作
4-1. 申請データの確認・承認・差し戻し
4-2. 承認取り消し
4-3. 申請データを編集をしたい場合
4-4. 通知メール
5. 申請の仕様・注意事項等
1. 会社情報での利用設定はじめに申請機能を利用するための事前設定を行います。
・操作手順：設定＞会社情報 ＞基本情報＞動作設定の「申請機能」をONに設定
※ 申請機能をONにすると「休暇などの取得」「休日出勤・振休・代休」の申請機能もONになります。
2. ワークフロー設定ワークフロー機能を利用する場合は、1.会社情報での利用設定を行った後に以下の設定を行います。
※ 通常申請機能を利用する場合、この項目の設定は不要です。
2-1. 申請経路の作成ワークフローの申請経路の作成を行います。
詳細はこちらをご覧ください。
※ 有効なワークフローが作成されていない状態で申請を行った場合、通常の申請となります。
2-2. 就業形態管理での利用設定就業形態ごとにワークフローの利用設定を行います。
- 設定は管理者のみが行えます。（経理・マネージャー等は閲覧のみ）
- 1.会社情報画面での利用設定で「申請機能」をON に設定している場合、就業形態毎にワークフローの利用可否の設定が行えます。
- 就業形態管理でワークフローの利用設定をOFFに設定している場合は、通常申請となります。
・操作手順：会社情報＞就業形態管理＞編集＞申請に関する設定
2-3. デフォルトのワークフロー設定申請時に指定するワークフローのデフォルト値を設定することが可能です。 （設定は任意です。）
デフォルトのワークフローは、就業形態管理や従業員一覧の新規作成・編集画面にて設定を行います。
- 就業形態管理や従業員一覧の両方に設定がある場合は、「従業員一覧」の設定が優先されます。
- 就業形態画面での設定は管理者のみが行えます。（経理・マネージャー等は閲覧のみ）
- 従業一覧画面での設定は経理・マネージャー等も行えますが、編集を行う従業員の部署・店舗権限を持つ場合のみとなります。
就業形態管理で設定を行う場合
・操作手順：設定＞会社情報＞就業形態管理＞申請に関する設定の「デフォルトのワークフロー」
従業員一覧で設定を行う場合
・操作手順：設定＞従業員＞従業員一覧＞「編集」をクリック
・「デフォルトのワークフロー」
3. 申請者が行う操作申請方法等、申請者が行う操作はこちらをご覧ください。
4. 承認者が行う操作・設定4-1. 申請データの確認・承認・差し戻し通常申請
管理者は全従業員・経理マネージャー等は「部署・店舗権限 」を持つ従業員の申請データの確認や承認・差し戻しの操作が行えます。
ワークフローでの申請
・進行中の申請データは「ワークフローの承認者に割り当てられているユーザー」が閲覧が可能です。
・ワークフローの「現在の作業者」は、申請されたデータの承認と差戻しの操作が行えます。
詳細はこちらをご覧ください。
・操作手順：申請管理＞自分が処理するべき申請の「申請中」
※ 画像は勤怠の場合です。
・操作手順：3.の「選択」をクリックし、承認・差し戻しが行えます。
| 説明 | |
|---|---|
| 1 | 部署名、従業員名、期間、ステータスで絞り込みが行えます。 |
| 2 | 申請されたデータの一覧が表示されます。 |
| 3 | 「選択」ボタンをクリックし以下の操作が可能です。 ・承認・差戻しが行えます。 ・申請のステータスが申請済かつ、申請者が一般社員（編集不可）の場合は「編集する」が表示されデータ編集が行えます。 ・「CSV」「Excel」「PDF」形式でデータ出力が行えます。 ・チェックボックスにチェックを入れると、承認や差し戻しの一括操作が行えます。 |
| 4 | 交通費/勤怠の申請画面に遷移します。 |
| 5 | 各種フォーマット形式で一括ダウンロードが行えます。 詳細はこちらをご参照ください。 |
詳細画面から、承認・差し戻しを行うことも可能です。
・操作手順：詳細をクリック
・操作手順：次に表示される画面で「承認する」「差戻す」をクリック
・その他に申請がある場合は画面右側のボタンをクリックすると、次の申請に移動し承認・差戻しを行うことが可能です。
4-2. 承認取り消し通常申請
管理者は全従業員、経理マネージャー等は「部署・店舗権限 」を持つ従業員のデータの承認取り消しが可能です。
ワークフローでの申請
ワークフローの承認者または管理者権限のユーザーが承認取り消しを行います。
詳細はこちらをご覧ください。
・操作手順：申請管理＞自分が処理するべき申請の「承認済み」
・操作手順：「選択」＞「承認取り消し」の順番にクリックすると、データが「申請済み」のステータスに戻ります。
詳細画面から、承認取り消しを行うことも可能です。
・操作手順：詳細をクリック
・操作手順：次に表示される画面で「承認取り消し」をクリック
・画面右側のボタンをクリックすると、次のデータに移動し承認取り消しを行うことが可能です。
4-3. 申請データの編集申請のステータスが「申請済み」かつ、従業員の権限が「一般社員（編集不可）」の場合にのみ、
管理者や部署権限を持つ経理・マネージャー等が勤怠・交通費のデータの編集を行えます。
※ 「一般社員（編集不可）」以外の権限の場合は、管理者等が従業員のデータの編集を行えません。
管理者・経理マネージャー等・一般社員は、自分自身のデータを自分で編集する仕様となっております。
アカウントの権限による違いは、こちらをご覧ください。
※ ワークフロー機能を利用している場合、承認者かつ、管理者権限である場合にのみ編集が行えます。
管理者権限であっても「ワークフローの承認者でない場合」は編集は行えません。
※ 申請機能を利用していない場合のデータ編集方法はこちらをご覧ください。
従業員の権限が「一般社員（編集不可）」の場合
・管理者は全ての「一般社員（編集不可）」の従業員
・経理・マネージャー等の権限の場合は「部署・店舗権限 」を持つ「一般社員（編集不可）」従業員の申請データの編集が可能です。
・操作手順：申請管理画面で申請済みのデータを表示し、申請データの左側の「詳細」をクリック
従業員のデータが表示されます。
・操作手順：編集・削除ボタンをクリックし、編集や削除を行います。
※ 「一般社員（編集不可）」の場合のみ表示されます。
次に、編集や削除を行った後に状況に応じて申請データの「差し戻し」や「承認」を行います。
差し戻しを行う場合
勤怠や交通費の締め日前にデータの編集を行うためだけに申請を行った場合は、
「差し戻し」の操作を行ってください。
承認を行う場合
勤怠や交通費の締め日後に申請を行い、従業員様が同月の勤怠や交通費の登録を行う必要がない場合は、
「承認」を行います。
従業員の権限が一般社員（編集不可）以外の場合
管理者・経理マネージャー等での編集は行えません。
申請データの「差し戻し」を行い、従業員様ご自身が編集を行うことが可能です。
従業員の権限を変更される場合は以下をご参照ください。
4-4. 通知メール■未承認申請件数通知メール
- 承認権限を持つユーザーに対し、未承認件数を記載したメールを毎朝8:00頃に通知します。
- 通知先は「会社情報編集」画面で指定することが可能です。
■申請承認および申請差戻し時の通知メール
- 申請の承認・差戻しが行われた場合、申請者にメールで即時通知します。
- 「就業形態管理」画面で設定可能です。（管理者権限が設定可能）
- ご自身の申請を自分で承認した場合、メールは通知されません。
4. 申請の仕様・注意事項等詳細はこちらをご覧下さい。