概要
有給や時間休・会社独自の休暇の申請機能の利用設定等についてご説明いたします。
申請・承認を行い休暇を取得したい場合は「ワークフロー機能」のみとなり、勤怠交通費の場合にように通常申請は利用出来ません。
ワークフロー機能を利用しない場合、ユーザーがご自身の判断で休暇を取得できるようになります。
※ 通常申請・ワークフローの違いはこちらをご覧ください。
コンテンツ
1. 事前設定
2. 会社情報での利用設定
3. ワークフロー設定
3-1. 申請経路の作成
3-2. 休日等の種別設定・就業形態管理での利用設定
3-3. デフォルトのワークフロー設定
4. 申請者が行う操作
5. 承認者が行う操作
5-1. 申請データの確認・承認・差し戻し
5-2. 承認取り消し
5-3. 通知メール
6. 申請の仕様・注意事項等
1. 事前設定申請機能の利用設定等を行う前に、有給やその他の休暇の利用設定が必要となります。
設定を行っていない場合は、初めにこちらから利用設定を行ってください。
事前設定を既にに行っている場合は、以下をご参照ください。
2. 会社情報での利用設定申請機能を利用するための設定を行います。
・操作手順：設定＞会社情報 ＞基本情報＞動作設定の「申請機能」をONに設定
3. ワークフロー設定申請機能を利用し休暇を取得する場合は、2.会社情報での利用設定を行った後に以下の設定を行います。
3-1. 申請経路の作成ワークフローの申請経路の作成を行います。
詳細はこちらをご覧ください。
3-2. 休日等の種別設定・または就業形態管理での利用設定休日等の種別設定や就業形態理から、ワークフローの利用可否の設定が行えます。
設定は「休日等の種別設定画面」または「就業形態管理」のいずれかから行ってください。
休日等の種別設定画面の場合
就業形態ごとに利用設定が行えます。
・操作手順：会社情報 > 休日等の種別設定
就業形態管理の場合
休日の種別ごとに、利用設定が行えます。
・操作手順：会社情報 > 就業形態管理＞休日等の種別設定
3-3. デフォルトのワークフロー設定申請時に指定するワークフローのデフォルト値を設定することが可能です。 （設定は任意です。）
デフォルトのワークフローは、就業形態管理や従業員一覧の新規作成・編集画面にて設定を行います。
- 就業形態管理や従業員一覧の両方に設定がある場合は、「従業員一覧」の設定が優先されます。
- 就業形態画面での設定は管理者のみが行えます。（経理・マネージャー等は閲覧のみ）
- 従業一覧画面での設定は経理・マネージャー等も行えますが、編集を行う従業員の部署・店舗権限を持つ場合のみとなります。
就業形態管理で設定を行う場合
・操作手順：設定＞会社情報＞就業形態管理＞申請に関する設定の「デフォルトのワークフロー」
従業員一覧で設定を行う場合
・操作手順：設定＞従業員＞従業員一覧＞「編集」をクリック
・「デフォルトのワークフロー」
4. 申請者が行う操作申請方法等、申請者が行う操作はこちらをご覧ください。
5. 承認者が行う操作・設定5-1. 申請データの確認・承認・差し戻し・進行中の申請データは「ワークフローの承認者に割り当てられているユーザー」が閲覧が可能です。
・ワークフローの「現在の作業者」は、申請されたデータの承認と差戻しの操作が行えます。
詳細はこちらをご覧ください。
・操作手順：申請管理＞自分が処理するべき申請の「申請中」をクリック
・操作手順：3.の「選択」をクリックし、承認・差し戻しが行えます。
| 説明 | |
|---|---|
| 1 | 部署名、従業員名、期間、ステータスで絞り込みが行えます。 |
| 2 | 申請されたデータの一覧が表示されます。 |
| 3 | ・「選択」をクリックし、承認・差戻しが行えます。 ・チェックボックスにチェックを入れると、承認や差し戻しの一括操作が行えます。 |
5-2. 承認取り消し有給やその他休暇・時間休は、ワークフローの承認者での承認取り消しは行えない仕様となっております。
申請を行ったユーザーが取り消しを行います。
・操作手順：休暇を申請したユーザー自身が、勤怠画面で「有給」や「特別休暇」等のラベルをクリックします。
・×ボタンが表示されますので、ご自身で削除することが可能です。
5-3. 通知メール■未承認申請件数通知メール
- 承認権限を持つユーザーに対し、未承認件数を記載したメールを毎朝8:00頃に通知します。
- 通知先は「会社情報編集」画面で指定することが可能です。
- ワークフロー申請後、承認者にメールで即時通知します。
■申請承認および申請差戻し時の通知メール
- 申請の承認・差戻しが行われた場合、申請者にメールで即時通知します。
- 「就業形態管理」画面で設定可能です。（管理者権限が設定可能）
- ご自身の申請を自分で承認した場合、メールは通知されません。
6. 仕様・注意事項項目 | 説明 | 備考 |
申請件数 | 休暇などの取得は、1件ずつのワークフロー申請が必要です。 | 「有給」と「夏季休暇」を取得したい場合、一度で申請を行うことは出来ません。 「有給」の申請を行った後、「夏季休暇」の申請を別途行う必要がございます。 |
申請期間 | 指定する「期間」は、連続した日付でなければなりません。 | 例： ○「2020-02-01 〜 2020-02-03」 × 「2020-02-01 と 2020-02-03」 上記の場合は、一度で申請を行うことができないため、日付ごとに申請を行う必要がございます。 |
休日を除いた期間指定 | ・休日を除き、日付の指定を行うことが可能です。 ・休日とは、会社カレンダーで定めている法定休日、法定外休日、その他の休日、就業形態独自の休日を指します。 | 例： 「2020-02-01 〜 2020-02-03」の期間で申請し「2020-02-02」が休日である場合 休暇などが適用されるのは「2020-02-01」と「2020-02-03」の2日 |
月（締日）をまたいだ期間指定 | ・月（締日）をまたいた期間指定は行えません。 ・上記の場合は、各月分を別に申請する必要がございます。 | |
残有給休暇のチェック | ・ワークフロー申請時に、現在の残有給休暇のチェックが行われます。 ・残有給休暇が1日の場合、2日分の有給休暇申請を行なうと、エラーとなり申請は行えません。 ・残有給休暇から「未承認の休暇などの取得申請で指定されている有給消化日数」を差し引いた日数を元にチェックが行われます。 | 例： 残有給が2日あり、有給休暇を1日分申請中（未承認）の場合 残有給は1日 |
勤怠画面での休暇の反映 | ・休暇はワークフロー申請が承認されるまで、勤怠に反映されません。 ・承認時に勤怠が再計算され、残有給の減算が行われます。 ・勤怠の「有給休暇残日数」は締め日時点での残日数が表示されます。 | 例： ・有給休暇の有効期限「20××/4/1〜20××/3/31」 ・勤怠の締日：20日締め 上記の場合「20××/3/21〜20××/4/20」の勤怠画面では、 有給休暇残日数は「0日」となります。 なお有効期限日まで有給休暇の取得は可能 |
勤怠の申請 | ・未承認の休暇などの取得申請が残っている場合、勤怠の申請は行えません。 ・上記は休暇申請の承認時に勤怠が再計算され、未承認の申請が残っている状態では、勤怠を締めることが出来ないためです。 |
その他の仕様や注意事項はこちらをご覧下さい。