概要
ワークフロー機能の仕様や、ご利用時の注意事項についてご説明いたします。
コンテンツ
申請データの閲覧
申請データのステータス・進行状況の確認
承認・差し戻し等
ワークフローの編集・利用停止・削除
承認者のアカウント停止
会社情報の設定変更
1. 申請データの閲覧申請データの閲覧は、通常申請の場合は管理者権限、
ワークフローの場合は「ワークフローの承認者に割り当てられているユーザー」のみ閲覧が可能です。
※ ワークフローの「現在の作業者」だけではなく、全ステップのユーザーが対象です。
※ 最終承認済みの申請の場合は、上記に加え「管理者」および・「経理・マネージャー等」も閲覧可能になります。
2. 申請データのステータス・進行状況の確認ワークフロー機能を利用した場合の申請データは「申請管理」画面にアクセスし、「ステータス」の項目にて進行状況の確認が行えます。
- 未承認の申請データは、ステータス欄に「現在の作業者」が表示されます。
- 上記をクリックすると、申請の進行状況が表示されます。
- 最終承認済み・および差戻し済みのデータは、「現在の作業者」の代わりに "フローを確認する" と表示されます。
3. 承認・差し戻し等ワークフローの「現在の作業者」は申請されたデータの承認と差戻しの操作が行えます。
各操作を行った場合の仕様や挙動についてご説明いたします。
操作 | 操作が行える対象者 | 備考 |
承認 | ワークフローの「現在の作業者」 | 「休暇などの取得申請」および「休日出勤・振休・代休」の場合のみ、次の作業者に対して通知メールが送られます。 |
差戻し | ワークフローの「現在の作業者」 | ※ フローの進行状態にかかわらず、申請者まで差し戻されます。 ※ 差戻しの通知メールは、通過したステップの承認者に対しても送信されます。 |
承認取り消し | ・ワークフローの「直前の作業者」は、自身が行った 最終承認済みの申請は上記に加え、「管理者」および「経理・マネージャー等」も | ※ 承認取り消しを行うと、ワークフローのステップが一つ前に戻ります。※ 最終承認者のアカウントが停止（利用停止もしくは削除）している、最終承認済みワークフロー申請に対し
※ ※ 最終承認済みの「休暇などの取得申請」は、 上記の場合は、勤怠を申請する前であれば、従業員自身が休暇の削除を行えます。 従業員が最終承認済みの休暇などを削除した場合は、消費していた分の有給日数が返還されます。 |
4. ワークフローの編集・利用停止・削除ワークフローの編集時（承認者の追加・変更・削除・入れ替え）該当のワークフローを利用した未承認の申請がある場合は、編集内容に応じ承認者の差し替えやワークフロー申請の差戻し等が自動的に行われます。
ワークフローの内容が変更前のワークフローの設定と同一のワークフロー申請である場合のみ、下記の変更内容が自動的に反映されます。
- ワークフローの利用停止・削除に関しては、更新処理は発生しません。
- 利用停止と削除の違いとは、「ワークフロー管理」画面の一覧に表示されるか否かです。
- ワークフローの設定変更を複数回行った場合、申請に変更内容が反映されない場合があります。
上記は下記の操作によって、承認者のリストが申請データ毎に個別に書き換えられるためです。
| ワークフローから削除された承認者がいる場合 | 「現在の作業者」に割り当てられてい申請は、全て申請者に差し戻されます。 |
| ワークフローに追加された承認者がいる場合 | ・追加された承認者より先のステップに進行している申請データは変更されません。 ・上記以外の申請データは承認者が追加されます。 |
| 既存の承認者の順番（承認順）が入れ替えられた場合 | ・既に申請の承認を行った承認者が「現在の作業者」より後ろに移動した場合は承認を取り消します。 ・未承認の承認者が「現在の作業者」より前に移動した場合はフローから除外されます。 |
5. 承認者のアカウント停止承認者に割り当てられたユーザーは、アカウントを停止（利用停止もしくは削除）することが出来ません。
ワークフローの設定を変更し承認者から除外する、または、ワークフロー自体を削除することでアカウントの停止が行えます。
最新のワークフローの承認者に割り当てられていない場合も、承認者として申請されている未承認のワークフロー申請が残っている場合があります。
上記の場合は該当ユーザーのアカウントを停止することは可能ですが、未承認のワークフロー申請は下記の通りに更新されます。
| 該当ユーザーが「現在の作業者」になっているワークフロー申請 | 申請者に差し戻されます。 |
| 該当ユーザーが次ステップ以降の承認者として設定されているワークフロー申請 | 該当ユーザーが承認者から除外されます。 |
| 上記以外の未承認のワークフロー申請 | 更新処理は発生しません。 |
6. 会社情報の設定変更未承認のワークフロー申請がある場合、下記項目の変更は行えません。
- 「申請機能」をOFFに切り替え
- 「勤怠/交通費精算の締め日」の変更