概要
休日出勤や振休・代休の申請機能の利用設定や、申請方法等についてご説明いたします。
休日出勤や振休・代休の場合は、通常申請・ワークフロー機能のいずれかが選択出来ます。
※ 通常申請・ワークフローの違いはこちらをご覧ください。
| 機能 | 利用方法 | 備考 |
| 通常申請機能を利用する場合 | 1~2.の設定を行います。 | |
| ワークフロー機能を利用する場合 | 1~3.の設定を行います。 |
コンテンツ
1. 会社情報での利用設定
2. 就業形態管理での利用設定
2-1. 休日出勤申請の利用設定
2-2. 振休・代休に関する設定
3. ワークフロー設定
3-1. 申請経路の作成
3-2. 休日等の種別設定・就業形態管理での利用設定
3-3. デフォルトのワークフロー設定
4. 申請者が行う操作
5. 承認者が行う操作
5-1. 申請データの確認
5-2. 承認・差し戻し
5-3. 承認取り消し
5-4. 通知メール
6. 申請の仕様・注意事項等
1. 会社情報での利用設定
申請機能を利用するための事前設定を行います。
会社情報の「申請機能」を ON に設定します。
・操作手順：設定＞会社情報 ＞基本情報＞動作設定の「申請機能」をONに設定
2. 就業形態管理での利用設定次に就業形態ごとに利用設定を行います。
・操作手順：設定＞会社情報 > 就業形態管理 > 編集ボタンをクリック
※ 会社情報 > 基本情報 の申請機能が「OFF」になっている場合は利用できません。
「休日出勤および振休・代休に関する設定」で設定を行います。
2-1. 休日出勤申請の利用設定休日出勤申請機能を利用する場合は、「休日出勤申請を利用する」をONに設定します。
※ 「休日出勤申請を利用する」を「ON」に設定し休日出勤申請が承認されていない場合は、
休日の勤務時間および勤務日数は労働時間として加算されません。
2-2. 振休・代休に関する設定振休、代休の違いは以下となります。
両者の大きな違いは、休日出勤した労働時間が 法定休日労働になるかどうかとなります。
■振替休日
あらかじめ休日と定められていた日を労働日とし、その代わりに他の労働日が休日となるよう振り替えます。
振休は休日を労働日として振り替えるため、休日出勤した労働時間は法定休日労働時間になりません。
■代休
休日労働が行われた場合に、その代わりとして特定の労働日を定休日とするもの
代休は休日は休日のまま、別労働日にお休みを取得します。休日出勤した労働時間は法定休日労働時間になります。
| 振休 初期値 | 代休 初期値 | 備考 | |
| 振休・代休を利用する | 利用しない | 利用しない | |
| 事後の申請を許可する | 許可しない | 許可する | ・OFFに設定した場合は振休および代休を取得する日は翌日以降の日付しか指定できません。 そのため前日まで(前日含む)に申請を行う必要があります。 ・紐づく休日出勤も翌日以降の日付しか指定できません。 ・代休の場合、設定を変更すると注意メッセージが表示されますが登録自体は可能です。 |
| 有効期限 | 設定不可 ※ 休日出勤した日の 同月度内のみで固定 | 休日出勤した日から1ヶ月後の同日 | |
| 休日労働と相殺する | 有効 | 無効 | ・ON設定にした場合、休日出勤した日を平日の労働としてカウントします。 ・休日出勤日を-1日、休日労働時間を所定労働に振り替えます。なお法定外労働時間の計算は休日出勤した週に対して行われます。 |
| 相殺時に所定労働時間 働いたこととみなす | 有効 | 無効 | 代休の場合、設定を変更すると注意メッセージが表示されますが、登録自体は可能です。 |
| 推奨設定に戻す | - | - | ・クリックすると各項目を初期値に戻ります。 ・代休の「有効期限」は対象外です。 |
3. ワークフロー設定ワークフロー機能を利用する場合は、以下の設定を行います。
※ 通常申請機能を利用する場合、以下の設定は不要です。
3-1. 申請経路の作成ワークフローの申請経路の作成を行います。
詳細はこちらをご覧ください。
※ 有効なワークフローが作成されていない状態で申請を行った場合、通常の申請となります。
3-2. 就業形態管理での利用設定就業形態ことにワークフロー機能の利用設定を行います。
・操作手順：設定＞就業形態管理＞休日出勤および振休・代休に関する設定
・休日出勤や振休・代休の申請にワークフローを利用する
■「ON」に設定した場合
ワークフローでの申請となります。
■「OFF」に設定した場合
通常の申請となります。
3-3. デフォルトのワークフロー設定申請時に指定するワークフローのデフォルト値を設定することが可能です。 （設定は任意です。）
デフォルトのワークフローは、就業形態管理や従業員一覧の新規作成・編集画面にて設定を行います。
- 就業形態管理や従業員一覧の両方に設定がある場合は、「従業員一覧」の設定が優先されます。
- 就業形態画面での設定は管理者のみが行えます。（経理・マネージャー等は閲覧のみ）
- 従業一覧画面での設定は経理・マネージャー等も行えますが、編集を行う従業員の部署・店舗権限を持つ場合のみとなります。
就業形態管理で設定を行う場合
・操作手順：設定＞会社情報＞就業形態管理＞申請に関する設定の「デフォルトのワークフロー」
従業員一覧で設定を行う場合
・操作手順：設定＞従業員＞従業員一覧＞「編集」をクリック
・「デフォルトのワークフロー」
4. 申請者が行う操作申請者が行う操作はこちらをご覧ください。
5. 承認者が行う操作・設定5-1. 申請データの確認申請データは申請管理画面の「休日出勤・振休・代休」に表示されます。
・操作手順：申請管理＞自分が処理するべき申請の「申請中」をクリック
・休日出勤申請時に振休・代休取得日を日付指定した場合、または振休・代休取得申請時に休日出勤日を日付指定した場合は「申請種別」の欄に 「休日出勤 + 振休 (もしくは代休) 」と表示されます。
・休日出勤申請時に申請済みの振休・代休と紐付けた場合、または振休・代休取得申請時に申請済みの休日出勤と紐付けた場合は「内容」の欄に 「20××/00/00(曜日)の休日出勤に対する振休(もしくは休日出勤、代休) 」と表示されます。
・「紐付け対象の申請」が差戻されている場合は、続けて (差戻し済み) と記載されます。
5-2. 承認・差し戻し通常申請
管理者は全従業員・経理マネージャー等は「部署・店舗権限 」を持つ従業員の申請データの確認や承認・差し戻しの操作が行えます。
ワークフローでの申請
・進行中の申請データは「ワークフローの承認者に割り当てられているユーザー」が閲覧が可能です。
・ワークフローの「現在の作業者」は申請されたデータの承認と差戻しの操作が行えます。
詳細はこちらをご覧ください。
・操作手順：3.の「選択」をクリックし、承認・差し戻しが行えます。
| 説明 | |
|---|---|
| 1 | 部署名、従業員名、期間、ステータスで絞り込みが行えます。 |
| 2 | 申請されたデータの一覧が表示されます。 |
| 3 | 「選択」ボタンをクリックし以下の操作が可能です。 ・承認・差戻しが行えます。 ・チェックボックスにチェックを入れると、承認や差し戻しの一括操作が行えます。 |
5-3. 承認取り消し通常申請
管理者は全従業員、経理マネージャー等は「部署・店舗権限 」を持つ従業員のデータの承認取り消しが可能です。
ワークフローでの申請
ワークフローの承認者または管理者権限のユーザーが承認取り消しを行います。
詳細はこちらをご覧ください。
・操作手順：申請管理＞自分が処理するべき申請の「承認済み」をクリック
・操作手順：「選択」＞「承認取り消し」の順番にクリックすると、データが「申請済み」のステータスに戻ります。
5-4. 通知メール■未承認申請件数通知メール
- 承認権限を持つユーザーに対し、未承認件数を記載したメールを毎朝8:00頃に通知します。
- 通知先は「会社情報編集」画面で指定することが可能です。
- ワークフロー申請後、承認者にメールで即時通知します。
- 通知メールは、勤怠や交通費を除き「休暇などの取得申請」および「休日出勤・振休・代休」のワークフロー申請の場合にのみ送信されます。
■申請承認および申請差戻し時の通知メール
- 申請の承認・差戻しが行われた場合、申請者にメールで即時通知します。
- 「就業形態管理」画面で設定可能です。
- ご自身の申請を自分で承認した場合、メールは通知されません。
6. 申請の仕様・注意事項等未承認の休日出勤・振休・代休取得申請がある場合以下の操作は行えません。
■対象従業員に関する操作
- 勤怠の申請
- 就業形態の変更
■対象従業員が使用する就業形態に関する操作
- 「利用する機能(勤怠)」を OFF に変更
- 「休日出勤申請を利用する」を OFF に変更（未承認の休日出勤申請がある場合のみ）
- 「振休を利用する」を OFF に変更（未承認の振休取得申請がある場合のみ）
- 「代休を利用する」を OFF に変更（未承認の代休取得申請がある場合のみ）
■会社情報に関する操作
- 「申請機能」を OFF に変更
- 「勤怠/交通費精算の締め日」の変更
その他の仕様や注意事項はこちらをご覧下さい。