概要
残業申請機能を利用することで、残業状況の把握や不要な残業を防止することができます。
労働時間マネジメントには主として法対応的側面と、生産性に関わる側面（※ 業務効率、モチベーション等）があります。
残業申請は主として後者の目的に即し、生産性の伴わない残業を放置せず残業の所要時間と業務内容を申告させることを通じ、
その必要性を明確化し無用な残業時間を解消するため行います。
※ 残業申請の「残業」の定義について
kinconeの就業形態管理で設定した「1日の所定労働時間」を超える労働を指します。
法定外残業時間（1日8時間、週40時間を超えると法定時間外労働）とは区別します。
このページでは、残業申請の利用設定や申請方法等についてご説明いたします。
残業申請は、通常申請・ワークフロー機能のいずれかを選択出来ます。
※ 通常申請・ワークフローの違いはこちらをご覧ください。
| 機能 | 利用方法 | 備考 |
| 通常申請機能を利用する場合 | 1~2. の設定を行います。 | |
| ワークフロー機能を利用する場合 | 1~3. の設定を行います。 |
コンテンツ
1. 会社情報での利用設定
2. 就業形態管理での利用設定
2-1. 設定前の事前確認
2-2. 就業形態管理での利用設定
3. ワークフロー設定
3-1. 申請経路の作成
3-2. 就業形態管理での利用設定
3-3. デフォルトのワークフロー設定
4. 申請者が行う操作
5. 承認者が行う操作
5-1. 申請データの確認
5-2. 承認・差し戻し
5-3. 承認取り消し
5-4. 通知メール
6. 申請の仕様・注意事項等
1. 会社情報での利用設定
申請機能を利用するための事前設定を行います。
・操作手順：設定＞会社情報 ＞基本情報＞動作設定の「申請機能」をONに設定
※ 申請機能の利用がOFFになっている場合は、残業申請機能を利用できません。
2. 就業形態管理での利用設定2-1. 設定前の事前確認以下の場合は残業申請機能を利用できません。
予め残業申請機能を利用する就業形態管理で、設定のご確認をお願いいたします。
- 1日の所定労働時間 が未設定
- 適用労働時間を固定するをONに設定
- 時間外労働を月単位で計算するをONに設定
・操作手順：設定＞会社情報 > 就業形態管理 > 「編集」をクリック
1日の所定労働時間が未設定の場合
残業申請は所定外労働時間を申請する機能となるため、1日の所定労働時間が未設定の場合は残業申請が利用できません。
適用労働時間を固定するをONに設定している場合
裁量労働制等の就業形態で、適用労働時間を固定するをONに設定されている場合は残業申請が利用できません。
時間外労働を月単位で計算するをONに設定している場合
残業申請は一日単位の残業を申請する機能であるため、フレックスタイム制度等の就業形態で
時間外労働を月単位で計算するをONに設定している場合は申請機能が利用できません。
2-2. 就業形態管理での利用設定次に就業形態ごとに利用設定を行います。
・操作手順：設定＞会社情報 > 就業形態管理 > 「編集」をクリック
残業に関する設定で以下の設定を行います。
・残業申請を利用するを「ON」に設定します。
・申請不要な1日の残業時間上限は、「一日○分までは申請を行わなくても残業をして良い場合」に設定を行います。
※ 残業申請を利用するを「ON」に設定した就業形態では、申請が承認されていない残業時間は労働時間に含まれなくなります。
申請不要な1日の残業時間上限で設定した時間を上限とし、未承認の残業時間を労働時間に計上する設定となります。
3. ワークフロー設定ワークフロー機能を利用する場合は、以下の設定を行います。
※ 通常申請機能を利用する場合、以下の設定は不要です。
3-1. 申請経路の作成ワークフローの申請経路の作成を行います。
詳細はこちらをご覧ください。
※ 有効なワークフローが作成されていない状態で申請を行った場合、通常の申請となります。
3-2. 就業形態管理での利用設定就業形態ごとにワークフロー機能の利用設定を行います。
・操作手順：設定＞就業形態管理＞申請に関する設定
・残業の申請にワークフローを利用するを「ON」に設定
※ 「OFF」に設定した場合は通常の申請となります。
3-3. デフォルトのワークフロー設定申請時に指定するワークフローのデフォルト値を設定することが可能です。 （設定は任意です。）
デフォルトのワークフローは、就業形態管理や従業員一覧の新規作成・編集画面にて設定を行います。
- 就業形態管理や従業員一覧の両方に設定がある場合は、従業員一覧の設定が優先されます。
- 就業形態画面での設定は管理者のみが行えます。（経理・マネージャー等は閲覧のみ）
- 従業一覧画面での設定は経理・マネージャー等も行えますが、編集を行う従業員の部署・店舗権限を持つ場合のみとなります。
就業形態管理で設定を行う場合
・操作手順：設定＞会社情報＞就業形態管理＞申請に関する設定の「デフォルトのワークフロー」
従業員一覧で設定を行う場合
・操作手順：設定＞従業員＞従業員一覧＞「編集」をクリック
・「デフォルトのワークフロー」
4. 申請者が行う操作申請方法等の申請者が行う操作はこちらをご覧ください。
5. 承認者が行う操作・設定5-1. 申請データの確認申請データは申請管理の「自分が処理するべき申請」に表示されます。
・操作手順：申請管理＞自分が処理するべき申請＞残業の「申請中」
5-2. 承認・差し戻し通常申請
管理者は全従業員・経理マネージャー等は「部署・店舗権限 」を持つ従業員の申請データの確認や承認・差し戻しの操作が行えます。
ワークフローでの申請
・進行中の申請データは「ワークフローの承認者に割り当てられているユーザー」が閲覧が可能です。
・ワークフローの「現在の作業者」は申請されたデータの承認と差戻しの操作が行えます。
詳細はこちらをご覧ください。
・操作手順：3.の「選択」をクリックし、承認・差し戻しが行えます。
| 説明 | |
|---|---|
| 1 | 部署名、従業員名、期間、ステータスで絞り込みが行えます。 |
| 2 | 申請されたデータの一覧が表示されます。 |
| 3 | ・「選択」をクリックし承認・差戻しが行えます。 ・チェックボックスにチェックを入れると、承認や差し戻しの一括操作が行えます。 |
5-3. 承認取り消し通常申請
管理者は全従業員、経理マネージャー等は「部署・店舗権限 」を持つ従業員のデータの承認取り消しが可能です。
ワークフローでの申請
ワークフローの承認者または管理者権限のユーザーが承認取り消しを行います。
詳細はこちらをご覧ください。
・操作手順：申請管理＞自分が処理するべき申請＞残業の「承認済み」
・操作手順：「選択」＞「承認取り消し」の順番にクリックすると、データが「申請済み」のステータスに戻ります。
5-4. 通知メール■未承認申請件数通知メール
- 承認権限を持つユーザーに対し、未承認件数を記載したメールを毎朝8:00頃に通知します。
- 通知先は「会社情報編集」画面で指定することが可能です。
- ワークフロー申請後、承認者にメールで即時通知します。
- 通知メールはワークフロー申請の場合にのみ送信されます。
■申請承認および申請差戻し時の通知メール
- 申請の承認・差戻しが行われた場合、申請者にメールで即時通知します。
- 「就業形態管理」画面で設定可能です。
- ご自身の申請を自分で承認した場合、メールは通知されません。
6. 申請の仕様・注意事項等未承認の残業申請がある場合以下の操作は行えません。
■対象従業員に関する操作
- 勤怠の申請
- 従業員一覧での就業形態の変更
※ 未承認の残業時間があっても、勤怠の申請は可能です。
上記は残業申請の利用設定を行い残業はしているが、残業申請自体を行なっていない場合です。
■対象従業員が使用する就業形態に関する操作
- 「利用する機能(勤怠)」を OFF に変更
- 「1日の所定労働時間」の編集
- 「曜日毎に所定労働時間」の編集
- 「所定の出勤時刻」の編集
- 「所定の退勤時刻」の編集
- 「残業申請を利用する」を OFF に変更
- 「申請不要な1日の残業時間上限」の編集
■会社情報に関する操作
- 「申請機能」を OFF に変更
- 「勤怠/交通費精算の締め日」の変更
その他の仕様や注意事項はこちらをご覧下さい。